ホームページ制作依頼に必要な「提案依頼書（RFP）」を徹底解説！

新規でホームページを制作する、もしくはリニューアルしたいとなった場合、まずなにをすればよいのでしょうか。
何も考えなしに漠然とした内容で制作会社に依頼すると、『依頼側』と『制作側』で方向性が合わず、「思ったものと違うサイトが出来上がってしまった」ということになりかねません。

それでは、そういったトラブルが起きないためにはどうすればよいのでしょうか。
今回は、ホームページ制作を依頼するために必要な『提案依頼書（RFP）』に焦点を当て、解説していきます。

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提案依頼書（RFP）とは

基本的に『依頼側』はホームページ制作を行うわけではないですし、ホームページ制作のプロではないと思いますので、自分たちの望むホームページを作るためにはどうすればよいのか、制作会社から良き提案をもらうために今回のお題である『提案依頼書（RFP）』が必要となります。

提案依頼書とは、簡単に言うと発注側の作りたいホームページの要望をまとめた書類です。

ホームページ制作会社といっても、それぞれの会社で得意、不得意分野が存在します。
例えばオウンドメディア（記事）ホームページに強い、EC（オンラインショップ）サイトに強い、特定の業界（医療系や建築系）のサイトに強いなど。

制作会社は発注側が制作した提案依頼書を確認し、発注者の求めているホームページ（WEBサイト）に最も近い内容を精査し、提案をします。どのようなコンセプトでホームページ制作を行うのかといった具体的な内容に限らず、スケジュール感や費用感などといった制作プロジェクト全体を検討して提案を行っています。

この提案依頼書が存在していないと、制作会社は発注側の意図を完全にくみ取ることができず、発注側の作りたいホームページと乖離したサイトができあがってしまう可能性があります。
そういったトラブルを未然に防ぐため、この提案依頼書の存在は重要となります。

また、それだけではなく、事前に発注側のホームページ上で達成したい要件や目的（サイト制作/ホームページ制作後のゴール）を明確化することで、制作後の効果に対してどうだったかの判断材料にすることも可能です。

提案依頼書（RFP）に必要な項目

それでは制作会社と認識が乖離しないために、どのような内容を提案依頼書の中に盛り込めばよいのでしょうか。

基本的に提案依頼書には初期の段階で、仕様を細かく指定しすぎたり、逆に大雑把にするのは推奨できません。

記載する内容は、プロジェクトの内容によって多少変動することはあると思いますが、最低限、下記内容を押さえておくと良いでしょう。

 

プロジェクトの概要

どのような経緯でホームページリニューアルなどの大きな変更をするという判断に至ったか、必ず理由があるはずです。
その経緯や意図を正確に、制作会社に伝える必要があります。

現時点で『なにが不満』であり『なにを解決したいのか』を明確化することで、制作会社側との認識の齟齬を防ぎ、プロジェクトを成功へと導きます。

また、基本的にはホームページ上で実現したい目的は必ずしも一つとは限らず、複数存在している場合がほとんどです。
優先順位（必須、任意の内容）があれば、併せて伝えると、より理解してもらいやすくなるでしょう。

プロジェクトの概要では、下記内容も併せて記載することを推奨いたします。

 

ホームページ要件

現状のホームページをリニューアルしたい場合、今のホームページの環境や不満点（課題）を分かる範囲でまとめましょう。
課題を明確化する為の現状分析方法が分からない場合、制作会社に依頼すれば調査してくれる場合もあります。

 

コンペの概要

コンペ形式で制作会社を選定する場合、どのような資料が必要かあらかじめ記載しておきましょう。
一般的には、提案書、概算見積書の2点が必要です。
デザインカンプ（完成後のデザイン見本）も含める場合もありますが、参加ハードルが上がってしまい制作会社が限られたり、有償になる場合もありますので基本的に任意としましょう。

コンペを行う場合、その開催スケジュールも記載しましょう。
コンペを実施する前に各制作会社と一度面談し、制作会社の雰囲気等、文字では伝わらない部分がありますのでヒアリングを受けることを推奨します。
制作会社側もコンペに向けて、提案書などの事前準備が必要となりますので、初回ヒアリングから1カ月ほどは猶予を設けたほうが良いでしょう。

まとめ

提案依頼書（RFP）があると制作会社の選定をスムーズに行えるほか、会社の目標（指針）を見直す機会にもなる重要な資料です。
特に、プロジェクトの背景、目的（何を変えたいのか、改善したいのか）が伝わらないと、その効果を確認することはできません。
意義のあるホームページ制作を行う為に、事前準備はしっかり行いましょう。

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