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サイト制作を依頼する際に必要な「提案依頼書(RFP)」の重要性について徹底解説!

初心者向け

新規でサイトを制作する、もしくはリニューアルしたいとなった場合、まずなにをすればよいのでしょうか。
何も考えなしに漠然とした内容で制作会社に依頼すると、『依頼側』と『制作側』で方向性が合わず、「思ったものと違うサイトが出来上がってしまった」ということになりかねません。

それでは、そういったトラブルが起きないためにはどうすればよいのでしょうか。
今回は、サイト制作を依頼するために必要な『提案依頼書(RFP)』に焦点を当て、解説していきます。

提案依頼書(RFP)とは

基本的に『依頼側』はサイト制作を行うわけではないですし、サイト制作のプロではないと思いますので、自分たちの望むサイトを作るためにはどうすればよいのか、制作会社から良き提案をもらうために今回のお題である『提案依頼書(RFP)』が必要となります。

提案依頼書とは、簡単に言うと発注側の作りたいサイトの要望をまとめた書類です。

サイト制作会社といっても、それぞれの会社で得意、不得意分野が存在します。
例えばオウンドメディア(記事)サイトに強い、EC(オンラインショップ)サイトに強い、特定の業界(医療系や建築系)のサイトに強いなど。

制作会社は発注側が制作した提案依頼書を確認し、発注者の求めているWEBサイトに最も近い内容を精査し、提案をします。どのようなコンセプトでサイト制作を行うのかといった具体的な内容に限らず、スケジュール感や費用感などといった制作プロジェクト全体を検討して提案を行っています。

この提案依頼書が存在していないと、制作会社は発注側の意図を完全にくみ取ることができず、発注側の作りたいサイトと乖離したサイトができあがってしまう可能性があります。
そういったトラブルを未然に防ぐため、この提案依頼書の存在は重要となります。

また、それだけではなく、事前に発注側のサイト上で達成したい要件や目的(サイト制作後のゴール)を明確化することで、制作後の効果に対してどうだったかの判断材料にすることも可能です。

提案依頼書の作成メリット

  • 発注側の要望に合った制作会社の選定が容易になる

  • プロジェクトの要件や目的が明確になる

  • 制作後の効果(パフォーマンス)測定に利用できる

  • 要件に合わせた精度の高い見積りが可能

 

提案依頼書(RFP)に必要な項目

それでは制作会社と認識が乖離しないために、どのような内容を提案依頼書の中に盛り込めばよいのでしょうか。

基本的に提案依頼書には初期の段階で、仕様を細かく指定しすぎたり、逆に大雑把にするのは推奨できません。

記載する内容は、プロジェクトの内容によって多少変動することはあると思いますが、最低限、下記内容を押さえておくと良いでしょう。

提案依頼書に盛り込む内容

  • プロジェクトの概要

  • サイト要件

  • コンペの概要

 

プロジェクトの概要

どのような経緯でサイトリニューアルなどの大きな変更をするという判断に至ったか、必ず理由があるはずです。
その経緯や意図を正確に、制作会社に伝える必要があります。

現時点でなにが不満でありなにを解決したいのかを明確化することで、制作会社側との認識の齟齬を防ぎ、プロジェクトを成功へと導きます。

また、基本的にはWEBサイト上で実現したい目的は必ずしも一つとは限らず、複数存在している場合がほとんどです。
優先順位(必須、任意の内容)があれば、併せて伝えると、より理解してもらいやすくなるでしょう。

プロジェクトの概要では、下記内容も併せて記載することを推奨いたします。

プロジェクトの概要項目

  • プロジェクトの背景・目的

  • 貴社の事業について

  • 希望スケジュール

  • 希望予算

 

サイト要件

現状のWEBサイトをリニューアルしたい場合、今のWEBサイトの環境や不満点(課題)を分かる範囲でまとめましょう。
課題を明確化する為の現状分析方法が分からない場合、制作会社に依頼すれば調査してくれる場合もあります。

現状のWEBサイトの環境

  • サイトマップ

  • アクセス状況(PV、ユーザー層、閲覧が多いデバイス等)

  • システム構成(独自に構築しているシステムの有無、CMS等)

  • サーバ環境(OS、データベース、PHPのバージョン等)

 

コンペの概要

コンペ形式で制作会社を選定する場合、どのような資料が必要かあらかじめ記載しておきましょう。
一般的には、提案書、概算見積書の2点が必要です。
デザインカンプ(完成後のデザイン見本)も含める場合もありますが、参加ハードルが上がってしまい制作会社が限られたり、有償になる場合もありますので基本的に任意としましょう。

コンペを行う場合、その開催スケジュールも記載しましょう。
コンペを実施する前に各制作会社と一度面談し、制作会社の雰囲気等、文字では伝わらない部分がありますのでヒアリングを受けることを推奨します。
制作会社側もコンペに向けて、提案書などの事前準備が必要となりますので、初回ヒアリングから1カ月ほどは猶予を設けたほうが良いでしょう。

よくある質問

  • 多くの制作会社から絞り込みたい場合は、どうすればよいのでしょうか

    サイト制作を行う『目的』から制作会社を絞り込みましょう。

    コンペとして、制作会社を比較したい時に、各社の情報管理や、窓口業務は、制作会社が増えるほど発注側の労力としては、大変な業務となります。
    あくまで弊社の感覚ですが、業界的な印象としては、下記になります。
    ・~3社:提案する側としては嬉しい、適度な社数
    ・5社:制作会社によっては、辞退する企業もいるかも知れない
    ・10社:かなり多い。管理されるご担当者様の窓口業務が大変になる
    多くの制作会社の話を聞かれるのであれば、本提案に進む企業を絞る、などでも良いかもしれません。その際は、サイト制作を行う目的を明確にし、予算ありきで決めるのか、WEBマーケティングに力を入れたサイトとするのか、ビジュアル最優先とするのか、などといった各制作会社の特性を考慮した上で、制作会社の絞り込みを行うと良いでしょう。
    また、段階を踏んでのコンペは、それなりの予算感がないと辞退する制作会社が多くなるので気を付ける必要があります。

まとめ

提案依頼書(RFP)があると制作会社の選定をスムーズに行えるほか、会社の目標(指針)を見直す機会にもなる重要な資料です。
特に、プロジェクトの背景、目的(何を変えたいのか、改善したいのか)が伝わらないと、その効果を確認することはできません。
意義のあるサイト制作を行う為に、事前準備はしっかり行いましょう。

また、今回の内容は下記オンデマンドセミナーでより詳細に解説しています。
よろしければご覧ください。
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